Chắc hẳn mọi người không còn xa lạ gì với quy tắc 5S của người Nhật, nguyên tắc tạo nên sự thành công của rất nhiều bộ máy doanh nghiệp Nhật Bản.
Mục lục:
- Quy tắc 5S là gì?
- Điểm cộng và điểm trừ của quy tắc 5S
- Những điều quan trọng khi thực hiện quy tắc 5S
Vậy thì, cụ thể nguyên tắc 5S là gì mà có thể tạo nên sự thành công của nhiều doanh nghiệp đến thế? Cùng tôi tìm hiểu rõ hơn nhé.
1. Nguyên tắc 5S là gì?
Hầu hết các doanh nghiệp của Nhật đều áp dụng nguyên tắc 5S là:
- 整理 ( seiri): sàng lọc
- Loại bỏ những thứ không cần thiết khỏi khu vực làm việc
- 整頓 (seition): sắp xếp
- Sắp xếp mọi thứ ngăn lắp theo một trật tự nhất định, tiện lợi
- 清掃 (seiso): sạch sẽ
- Vệ sinh sạch sẽ khu vực làm việc
- 清潔 (seiketsu): săn sóc
- Duy trì “seiri, seition, seiso” hàng ngày
- 躾 (shitsuke) : sẵn sàng
- Tạo thói quen thực hiện 5S tại nơi làm việc
Theo tiếng Anh thì các từ được viết lần lượt là: SORT, SET IN ORDER, STANDARDIZE, SUSTAINT, SELF-DISCRIPLINE
Mục đích của nguyên tắc 5S
- Tăng hiệu hiệu suất công việc
- Duy trì môi trường sạch sẽ giúp giảm căng thẳng
- Đảm bảo an toàn khi lao động
2. Điểm cộng và điểm trừ của quy tắc 5S
a. Điểm cộng
– Kỳ vọng nâng cao hiệu quả công việc, giảm thời gian lãng phí, năng suất được tăng lên bằng các duy trì một môi trường nơi công việc có thể diễn ra một các suôn sẻ
– Dẫn đến giảm chi phí: ngoài việc nâng cao hiệu quả hoạt động và loại bỏ nhu cầu thuê nhân viên quản lý hàng tồn kho, còn loại bỏ việc mua hàng không cần thiết
– Cải thiện an toàn nơi làm việc: bằng cách luôn giữ mọi thứ sạch sẽ, bạn có thể giảm nguy cơ xảy ra tai nạn
– Chất lượng sản phẩm và dịch vụ được cải thiện
– Giảm sai sót trong qua trình vận hành và thiếu sự nhất quán, giúp dễ dàng sử dụng cách dịch vụ sản phẩm có chất lượng ổn định hơn
– Dự kiến sẽ cải thiện tinh thần đồng đội, tăng cường sự gắn kết. Kích thích giao tiếp và cải thiện môi trường làm việc
b. Điểm trừ
– Quy tắc 5S không nhất thiết mang lại kết quả. Vì nếu không thực hiện đúng sẽ không thu được kết quả, ngược lại có thể trở nên kém hiệu quả dẫn đến lãng phí công việc và căng thẳng
– Cần hiểu cách tiến hành chính xác trước khi thực hiện
– Quy tắc 5S không mang lại kết quả tức thời
3. Những điều quan trọng khi thực hiện 5S
Trước khi bắt đầu các hoạt động 5S cần quyết định phương pháp tiến hành cụ thể. Nếu bạn tiến hành đột ngột thì 5S khó có thể thành công. Hãy cùng nhau xây dựng mục tiêu, mục đích và kế hoạch thực hiện để đảm bảo hoạt động 5S được khởi đầu suôn sẻ.
Đầu tiên, xác định rõ ràng mục đích và sự công nhận chung
Hãy xem xét rõ các lý do mà bạn cần phải tiến hành 5S và mục tiêu cuối cùng của bạn hướng đến là gì?
Đồng thời chia sẻ ý nghĩ của quy tắc 5S trong bộ máy tổ chức của bạn để thống nhất sự hiểu biết chung. Đây là một điều cần thiết để đảm bảo rằng 5S không là một hoạt động lãng phí và được tiến hành một cách chính xác.
Xác định hoạt động hiện tại của công ty
Để tổ chức và sắp xếp nơi làm việc của mình bạn cần làm rõ điều gì là không cần thiết.
Việc bắt đầu hoạt động 5S không có nghĩa là xây dựng lại các quy trình hiện tại. Điều quan trọng là phải hình dung những gì bạn hiện có và hình dung “nơi làm việc lý tưởng” sẽ trở nên rõ ràng khi thực hiện các hoạt động 5S.
Xây dựng và thực hiện kế hoạch
Sau khi hình dung ra nơi làm việc lý tưởng của mình bạn có thể chuyển sang xây dựng và thực hiện hành động. Nếu cần thiết thì các quy tắc mới có thể cần được tạo ra.
Sau khi thực hiện hoạt động 5S cần thường xuyên rà soát và đưa ra cải tiến. Điểm quan trọng nhất trong công việc vận hành hoạt động 5S là lặp lại việc xác minh và cải tiến thay vì chỉ thực hiện và hoàn thiện.
Cảm ơn các bạn đã theo dõi hết bài chia sẻ của tôi. Đừng quên follow tôi Blog của Nguyen Phuong Hoa để biết thêm thông về cuộc sống ở Nhật nhé…
